合肥栢景朗廷酒店

　　为小型会议预订场地通常需要活动策划者填写一份冗长的计划书。此外，在活动策划者和活动地点之间还会有无数封来回的电子邮件，反复讨论细节和谈判协议，这可能需要几天的时间。
　　这是一个几乎被所有人都讨厌的过程，但几十年来一直保持不变，即使技术进步和会议空间的其他部分在发展。多年来，场馆和活动策划者都在呼吁即时预订流程，但他们并不总是准备好进行所需的技术和运营投资。
　　然而，有迹象表明这种情况可能正在改变。活动平台正在继续开发技术，使会议预订即时化，酒店也开始意识到，消费者需求推动它们采用新系统可能只是时间问题。
　　“直接预订还处于非常早期的阶段，”Cvent销售副总裁Brian Ludwig表示。“这是一件很难破解的事情，因为这是一项巨大的技术投资。但我认为市场已经准备好了。”
　　在本月早些时候于拉斯维加斯举行的Cvent Connect会议上，该活动公司为酒店提供了一种工具，可以简化对“以建议回应”的流程。它会自动填写日期、价格和会议空间等信息，以便酒店销售人员能够更快地响应请求。
　　虽然这消除了管理会议预订的一些单调乏味，但它仍然无法消除占用大量时间的往返于计划者和会议地点之间的电子邮件。据Ludwig说，Cvent正在研究一种系统，可以解决这个问题，并应在2020年提供一些东西。
　　活动管理初创公司Bizly的首席执行官Ron Shah表示，简单地说，直接预订是一个不需要人工干预的过程。它是消费者最熟悉的购买形式。例如，Amazon用户搜索他们想要的产品，阅读产品的详细信息和评论，然后单击并购买。不需要与Amazon谈判，也不需要提交冗长的购买请求。
　　Shah 认为，纯粹的直接预订模式永远不可能适用于各种活动，因为即使是一个小型会议，也会涉及数百个变量，但这并不意味着这个过程不能得到极大改善。
　　他说:“我认为人们忽略的一点是，活动是有创意的。人们想要反映他们自己的风格，他们的创造力、他们的公司、他们的品牌、他们的商业目标。而这取决于你在做什么。”
　　2016年，Bizly推出了一款应用，允许用户按需预订小型会议场地。但该公司从未获得像预期那样多的客户，而且在进入企业层面时遇到了困难，直到它修改了流程将企业和采购功能包括在内。
　　现在，这家初创公司正在开发一种服务，可以让预订活动的过程立即个性化，省去了来回谈判和冗长的“邀请换建议”(request -for-proposal)过程。通过点击预订平台上的一个按钮，该工具将立即应用所有必要的信息，包括公司的公司合同、公司费率、个人偏好以及公司试图创建的活动类型。
　　“即时个性化是这个市场的发展方向，也是解决这个问题的唯一途径。Direct book在外观和感觉上都不会像Airbnb或Expedia那样，也不会只是当前的征求建议流程的简化版本。这将是一次全新的体验。”
虽然目前预订小会议室的方法既麻烦又令人沮丧，但它给了酒店一个优势。在目前的制度下，酒店对库存拥有完全的控制权，这赋予了它们谈判的权力。通过向Cvent等第三方平台开放库存，并允许用户在无需人工干预的情况下立即预订，酒店可能会失去这种能力。
　　CWT Meetings & Events 美洲和南太平洋地区会议和活动副总裁Tony Wagner表示:“我认为，酒店方面担心会制造一个分销怪物。因为如果你创造一个足够强大的分销引擎，酒店可能会失去谈判控制权。”
　　他补充说，有很多伟大的技术可以简化预订过程，但实现这一目标是“酒店义不容辞的责任”。
　　酒店不仅可能失去谈判能力，而且要改变目前的体系，还需要巨额的技术投资和对业务运营的大规模改革。面对这些挑战，以及失去控制的可能性，许多酒店宁愿保持现状。
　　尽管如此，目前的预订流程对酒店来说也是低效的，许多人都感受到了这个行业日益走向变革的压力。
　　Sonesta全球及酒店销售副总裁Blair McSheffrey表示:“酒店还没有准备好，但消费者不会再等了。如果酒店对此没有反应，他们就会错失良机。”
　　McSheffrey认为，行业正朝着小型会议的直接预订模式迈进，而适应这种趋势是Sonesta的首要任务。
　　要做到这一点，这家酒店公司首先需要在其酒店中获得正确的技术，目前该公司正在开发这种技术。下一步，他说，是找到一种方法来简化“请求提交提案”( request-for-proposal )的流程。他补充称，Sonesta有一个优势，因为它的酒店数量较少，因此更容易测试出一种更有效的小型会议预订流程。
　　“我们有时会把事情搞得过于复杂，我认为消费者会促使我们简化流程。”他说。